1. Rekisterinpitäjä
Kuhan Erä ry
Y-tunnus: 0191960-9
Kuhantie 2 D, 97700 Ranua
Sähköposti: kuhanera@gmail.com
Puhelin: 040 960 3079
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Jani Tahkola, Kuhan Erä ry. Yhteydenotot ensisijaisesti sähköpostilla kuhanera@gmail.com.
3. Rekisterin nimi
Suuret Haukimarkkinat -tapahtuman ilmoittautumis-, maksu-, kilpailu- ja arvontarekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
- Tapahtumaan ilmoittautuminen ja osallistujahallinta. Käsittelyn peruste on osallistujan ja Kuhan Erä ry:n välinen osallistujasopimus (GDPR 6 art. 1 b).
- Osallistumismaksujen vastaanottaminen. Käsittely perustuu sopimuksen täyttämiseen.
- Kilpailutulosten kirjaaminen ja julkaiseminen. Käsittely perustuu osallistujan suostumukseen ja yhdistyksen oikeutettuun etuun urheilukilpailun järjestämiseksi.
- Arvonta- ja huutokauppatoiminta. Käsittely perustuu sopimuksen täyttämiseen ja oikeutettuun etuun.
- Tiedottaminen tapahtumaan liittyen. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja tarvittaessa suostumukseen.
- Kuva- ja somemateriaalin julkaiseminen (esim. voittajakuvat) perustuu osallistujan suostumukseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymävuosi (kilpailusarjojen ikärajojen tarkistamiseksi)
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Kotipaikkakunta
- Venekunnan tiedot (toisen kilpailijan vastaavat tiedot, veneen nimi/numero, joukkueen nimi)
- Alle 15-vuotiaiden huoltajan nimi ja puhelinnumero
- Maksutiedot (Stripe-istunnon tunniste; varsinaisia korttitietoja Kuhan Erä ry ei käsittele eikä tallenna)
- Kilpailutulokset ja saaliskuvat
- Vapaaehtoiset suostumukset (esim. somekisan postauksiin liittyvät kuva- ja nimijulkaisut)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tapahtuman ilmoittautumislomakkeen kautta sekä kilpailusuoritusten yhteydessä (esim. saaliskuvien lähetys). Alaikäisten huoltajan tiedot saadaan huoltajalta tai rekisteröidyltä itseltään.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan vain silloin kun se on tarpeen palvelun tuottamiseksi. Käsittelijöitä ovat:
- Stripe Payments Europe, Ltd. — verkkomaksujen välitys. Stripe kerää maksamiseen liittyvät tiedot tietosuojaselosteensa mukaisesti (stripe.com/privacy).
- Supabase, Inc. — tietokanta-, tallennus- ja tiedostopalvelu (EU-alueen palvelinkeskuksessa, supabase.com/privacy).
- Vercel Inc. — verkkosivun palvelinympäristö (palvelin EU:ssa).
- Resend (Resend, Inc.) — sähköpostipalvelu ilmoittautumisten kuittausviesteille ja muulle automaattiselle viestinnälle (resend.com/legal/privacy-policy).
- Cloudflare, Inc. — DNS, CDN ja anonyymi kävijäanalytiikka (Cloudflare Web Analytics). Analytiikka ei käytä evästeitä eikä tunnista yksittäistä kävijää.
- OpenStreetMap-säätiö / Google LLC (kartat) — kartan upotteet Yhteystiedot-sivulla.
- Meta Platforms (Instagram, Facebook), TikTok Pte. Ltd. — jos etusivulla on upotteita näiden alustojen postauksista, näiden upotteiden lataaminen voi siirtää IP-osoitteesi alustalle.
Kilpailutulokset (nimi ja saaliit) julkaistaan tapahtuman verkkosivuilla ja tapahtuma-alueen näytöllä osana kilpailun luonnetta. Muita tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan käsitellä EU- ja ETA-alueen ulkopuolella käyttämiimme palveluihin liittyen (esim. Stripe Payments Europe käyttää alihankkijoita Yhdysvalloissa). Siirrot perustuvat EU-komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses) tai muihin GDPR:n mukaisiin suojatoimiin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Liikenne sivuston ja palvelimien välillä on suojattu TLS-salauksella. Pääsy tietokantaan on rajattu rooli- ja salasanasuojauksin, ja vain Kuhan Erä ry:n nimetyillä henkilöillä on tietoihin pääsy. Maksunvälittäjälle siirtyy ainoastaan maksun toteuttamiseksi tarvittavat tiedot.
10. Tietojen säilytysaika
Ilmoittautumistietoja ja maksutapahtumiin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika (pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä). Kilpailutulokset säilytetään osana tapahtuman historiaa. Muut tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää perustetta.
Lasten ja nuorten kalastusleirin yhteydessä kerätyt terveystiedot (allergiat, ruokavalio, lääkitys) ja huoltajan yhteystiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa tapahtumasta, sillä niitä tarvitaan vain leirin järjestämiseen.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterissä on,
- vaatia virheellisten tietojen oikaisua,
- vaatia tietojen poistamista (lainsäädännön sallimissa rajoissa, esim. kirjanpitolain mukaiset tiedot säilytetään määräajan),
- vastustaa tietojen käsittelyä,
- pyytää käsittelyn rajoittamista,
- pyytää tiedot siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle,
- peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen,
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).
Tarkastus- ja muut pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle osoitteeseen kuhanera@gmail.com.
12. Evästeet ja analytiikka
Välttämättömät evästeet. Sivusto käyttää tarvittaessa adminin kirjautumisistunnon teknistä evästettä (admin_session). Stripen maksusivu käyttää omia evästeitään maksuturvallisuuden takaamiseksi.
Kävijäanalytiikka. Käytämme Cloudflare Web Analyticsia kävijämäärän seurantaan. Palvelu ei aseta evästeitä, ei käytä sormenjälkitunnistusta eikä yhdistä tietoja yksittäiseen kävijään. IP-osoitteet anonymisoidaan välittömästi (ks. Cloudflaren dokumentaatio). Voit estää analytiikan selaimen privaatti-ikkunan tai DNT-asetuksen kautta.
Some-upotteet. Etusivulla voi olla Instagramin tai TikTokin upotteita. Näiden lataaminen lähettää IP-osoitteesi ja selaintietosi alustalle (Meta tai TikTok), joka voi käyttää tietoja omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti.
Sivustolla ei käytetä markkinointi-, mainos- tai seurantaevästeitä, eikä kävijää tunnistavaa analytiikkaa.
13. Muutokset selosteeseen
Tätä selostetta voidaan päivittää, kun palvelu tai sen taustajärjestelmät muuttuvat. Päivityspäivä näkyy sivun yläosassa.